Plánovať projekt začneme okamihom, keď vznikne nápad na projekt. Najprv skúmame, či a ako projektový nápad podporuje stratégiu našej organizácie. Ak ju podporuje, pripravíme koncepcie projektov, čiže niekoľko možností na to, ako by sme mohli náš projektový nápad realizovať.
Príklad 2: Letný tábor
Máme projektový nápad realizovať letný tábor pre deti. Organizovať letný tábor pre deti však môžeme rôznymi spôsobmi. Vymenujme tie najreálnejšie:
1.Letný tábor organizujeme pre deti vo veku 7 až 10 rokov, ubytovať ich budeme v škôlke našej obce, kapacita ktorej je 25 detí. Variť sa bude v kuchyni škôlky a dozor budú vykonávať a programy budú organizovať a realizovať piati dospelí. Škôlku si môžeme prenajať za symbolickú cenu, keďže do tábora prídu deti z okolia.
2.Letný tábor organizujeme pre deti zo základných škôl s celkovým počtom 50 účastníkov. Ubytovať ich budeme v penzióne - mladších na izbách a starších v stanoch v záhrade penziónu. Do organizácie a realizácie tábora bude zapojených 12 ľudí. Keďže prídu deti z okolia, môžeme počítať s tým, že miestni obyvatelia a podnikatelia nás budú podporovať.
3.... atď.
Tých koncepcií môže byť niekoľko. Skúmame ich z dvoch hľadísk:
1.Ako podporujú stratégiu a tým poslanie našej organizácie?
2.Približne aké zdroje by sme potrebovali na ich realizáciu (zamestnancov, dobrovoľníkov, miesto, financie, atď.) a porovnať ich s našimi možnosťami. Zisťujeme teda, či sú tie koncepcie reálne v našich podmienkach.
Pri každej koncepcii porovnávame prínos projektu, teda jeho podporu našej stratégie so zdrojmi, ktoré potrebujeme na jeho realizáciu. Na realizáciu potom spravidla vyberáme tú koncepciu, pri ktorej získame najväčší prínos pri použití najmenšieho objemu zdrojov.
Ešte pred výberom koncepcie môžeme uskutočniť úvodné štúdie, napríklad aj štúdiu uskutočniteľnosti.
Po výbere koncepcie projektu nasleduje podrobné plánovanie projektu. Určíme ciele projektu, jeho časový harmonogram a rozpočet. Odpovedáme pritom na päť základných otázok:
1.Kde sme teraz? (východisková situácia)
2.Kam sa chceme dostať? (ciele)
3.Ako sa tam dostaneme? (aktivity, metódy)
4.Ako zistíme, či sme sa tam naozaj dostali? (kontrola, hodnotenie)
5.Koľko nám to bude stáť? (časový plán, rozpočet)
S plánovaním projektu budeme podrobnejšie sa zaoberať v ďalších častiach textu.
Realizácia projektu zahrňuje implementáciu aktivít, ktoré máme v projektovom pláne a ich súbežnú kontrolu.
Projekt hodnotíme z nasledovných hladísk:
1.Projektový manažment: Správne sme implementovali projekt?
2.Výsledok projektu: Dosiahli sme výsledok, ktorý sme mali dosiahnuť?
3.Projekt: Z hľadiska stratégie organizácie, realizovali sme správny projekt?
Životný cyklus projektu slúži nám na definovanie začiatku a konca projektu. Na základe našich skúseností, vedomostí a možností sa rozhodneme, v ktorom bode projektového cyklu bude presný začiatok, a v ktorom bode presný koniec projektu. Všetko, čo sa udialo pred začatím projektu a s projektom súvisí, patrí do predprojektovej fázy. Všetko, čo sa udeje po uzatvorení projektu a s projektom súvisí, patrí do poprojektovej fázy.
Jednotný recept na to, kedy má byť začiatok a kedy koniec projektu, neexistuje. Závisí to od rozhodnutia organizácie, ktorá projekt realizuje.
Príklad 3: Zo života ...
Mládenec požiada o ruku svoju priateľku. Asi vieme, čo všetko nasleduje ... rozhodnutie o dátume svadby, o mieste, počte pozvaných a zozname hostí, organizácia celej svadby, vybavenie úradných vecí, medové týždne, atď. Svadbu môžeme považovať za projekt, keďže sa jedná o jedinečnú vec, ktorá je časovo ohraničená a má svoj rozpočet (môžeme mať viac svadieb, ale pár bude iný, hostia budú iní, atď.).
Ale kedy je začiatok a kedy koniec tohto projektu? Ktorý je začiatočný bod projektu? Deň, keď ju požiada o ruku? Alebo až keď začnú konkrétne organizovať svadbu? V prvom prípade patrí do predprojektovej fázy ich stretnutie, priateľstvo, atď. V druhom prípade do predprojektovej fázy patrí aj obdobie zásnub a rozhodovanie o koncepcii svadby.
A kedy bude koniec projektu? Keď všetci hostia odišli domov? Keď boli všetky účty zaplatené? Keď sa vrátili z medových týždňov?
Koľko párov, toľko riešení ...
Pozor!
Pri definícii hraníc projektu hovoríme predovšetkým o udalostiach, ktoré tvoria začiatok a koniec projektu. Ku konkrétnym dátumom sa dostaneme neskoršie.
Úloha 2: Hranice projektu