Kontrola projektu


Kontrola projektu umožňuje priebežne zisťovať stav realizácie projektu. Aj v tomto prípade vychádzame z magického trojuholníka času, kvality a nákladov. Cieľom kontroly je zistiť, či počas realizácie projektu dodržuje sa
časový plán projektu (plnenie termínov so zvláštnym zreteľom na míľniky),
plán rozpočtu projektu (čerpanie nákladov, využívanie zdrojov) a
kvalita (množstvo a kvalita výsledkov jednotlivých činností a projektu).
Kontroluje sa aj forma, metódy a úspešnosť riadenia projektu.

Základné kroky kontroly sú
  1. stanovenie noriem,
  2. sledovanie a meranie výkonu,
  3. porovnanie výkonu s normami,
  4. uskutočnenie nápravných opatrení.



Normy pre kontrolu sa stanovujú v procese plánovania projektu, keď zadefinujeme ciele projektu, pripravíme časový plán, plán rozpočtu a vymenujeme indikátory na meranie množstva a kvality výsledkov.
Skutočný výkon v rámci projektu meriame tak, že zisťujeme informácie o stave projektu o dodržaní termínov, čerpaní nákladov a využití zdrojov a o kvalite a množstve dosiahnutých výsledkov. Informácie môžeme získať z projektovej dokumentácie (správy, zápisnice zo stretnutí, protokoly, účtovnícke doklady a výkazy, atď.) alebo z iných zdrojov, napríklad z pozorovania.
Počas porovnávania výkonu s normami zisťujeme, či projekt postupuje podľa plánov a ak nie, aké sú príčiny existencie odchýlok.
V prípade termínov porovnávame začiatok a koniec, prípadne mieru dokončenia činností s časovým plánom a plánované dátumy dosiahnutia míľnikov s aktuálnymi dátumami. Existencia odchýlok ešte neznamená nutnosť nápravných opatrení. Ak v činnostiach s odchýlkami sme mali rezervu a preto vzniknutá odchýlka neohrozuje realizáciu ďalších činností podľa plánu, korekcia nie je nutná.
Podobne postupujeme aj v prípade kontroly kvality a rozpočtu.

Príklad 7: Nákup počítačov
V rámci projektu plánuje organizácia kúpiť 20 kusov osobných počítačov. Prvú polovicu zakúpila v treťom mesiaci projektu, druhú polovicu plánuje zakúpiť v ôsmom mesiaci. Počas kontroly rozpočtu sa zistilo, že jednotková cena zakúpených počítačov bola vyššia, ako pôvodne plánovaná. Namiesto 600 EUR zaplatili za jeden počítač 630 EUR.




V takomto prípade existuje niekoľko možností na reakciu, ich voľba závisí od konkrétnej situácie. V tabuľke máme uvedené príklady na dva možné riešenia. V prvom prípade ceny počítačov sa zvýšili v dôsledku zmien situácie na trhu a táto zmena nebola dočasná. Preto je protrebné rozhodnúť o nápravnom opatrení. Projektový tím sa rozhodol znížiť počet zakúpených počítačov, čím sa zmení kvalita výsledku projektu.
V druhom prípade bola zmena ceny dočasná, lebo našiel sa lacnejší dodávateľ. Projektový tím sa rozhodol pre zmenu plánu rozpočtu a takto zvýšiť náklady na túto položku na úkor inej.


Úloha 10: Kontrola projektu